在工程建设过程中形成的工程档案是工程过程记录、验收、归档及追溯的重要依据。通过对一种建设工程档案智能协同管理系统进行阐述，旨在解决工程文档多方协作困难、文档版本不统一、信息传递不对称、存储复杂、查询调用不便捷，缺乏过程审计线索等问题。为保障工程全过程纸质及电子文档资料的安全、可靠、合规，同时提高工程参建方协作效率、降低管理风险，减少经济损失。针对工程档案管理存在的问题，从建设工程档案实际情况出发对档案信息化及智能化管理方面提出了具体的功能需求及解决方案。
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