将电子数据资料划分为结构化数据和非结构化数据进行分类整理,结构化数据可以分为矢量、栅格、表格数据,非结构化数据主要是报告、图件以及其他多媒体数据。根据不同的数据类型,划分不同的物理存储空间,对标准的格式化数据,建立数据库进行存放,对于非标准的数据建立目录信息,根据目录位置进行存放。在数据资料整理入库后,便于资料的管理,极大提高数据的利用率。