主管人员的特殊助手是秘书。从广义来说,各种人员凡是在高等学校之中按照上级的指示来处理行政事务工作,都可称之为行政秘书。具体则包括了不同学科课堂教学过程之中的秘书以及教学部门的职员,各个院系的辅导员等等。从狭义来说,则指高等学校行政办公室及有关行政部门的秘书或普通职员。本文即从后者展开讨论。