办公自动化背景下，电子文书档案的使用大大提高了工作效率、规范了工作流程、提高了文档共享利用率、方便了数据保存和查找。但是，由于电子档案具有易修改、易损坏等特性，同时对存储设备、程序等软硬件设施、档案管理人员水平等有更高要求，需要通过加强档案管理工作队伍建设、文书档案管理制度建设等方式实现文书档案的优化管理。
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